Seminarraum für SAP S/4HANA-Schulungen mieten: PC-Setup und Praxisübungen

Der Go-live rückt näher, die Key-User sollen Prozesse im neuen System nicht nur sehen, sondern selbst durchspielen. Gleichzeitig benötigt das Projektteam einen Raum, in dem mehrere Teilnehmende parallel mit Testzugängen arbeiten können, ohne dass WLAN-Aussetzer, fehlende Berechtigungen oder ungeeignete Displays den Schulungsplan bremsen. Für SAP S/4HANA-Schulungen ist ein professionell vorbereiteter Seminarraum deshalb weit mehr als ein Raum mit Beamer und Stuhlreihen.

Ob Key-User-Training, Endanwenderschulung oder Rollout an einem neuen Standort: Bei SAP S/4HANA kommt es auf praxisnahe Übungen, eine belastbare technische Umgebung und konzentriertes Arbeiten an. Wir unterstützen dich dabei, den passenden Raum und das notwendige Setup für deine Schulung zu organisieren. An unserem Standort in München verbinden wir professionelles Ambiente, Highend-Technik und Catering. Über unser Standort-Netzwerk findest du zudem passende Räume in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Warum SAP S/4HANA-Schulungen besondere Raumansprüche haben

In einer SAP S/4HANA-Schulung arbeiten Teilnehmende üblicherweise nicht nur passiv mit. Sie melden sich in einer Trainingsumgebung an, bearbeiten Geschäftsvorfälle, navigieren durch Fiori-Apps und klären Fragen direkt an konkreten Fällen. Das gilt etwa für Prozesse in Einkauf, Vertrieb, Produktion, Finanzwesen oder Lagerverwaltung.

Damit die Übungen funktionieren, müssen Raum, Hardware und Zugänge ineinandergreifen. Ein Ausfall einzelner PCs kostet Zeit. Eine langsame Verbindung führt dazu, dass Teilnehmende dem Training nicht mehr folgen können. Und wenn auf kleinen Bildschirmen gleichzeitig Trainingsunterlagen, SAP-Oberfläche und Kommunikationswerkzeuge geöffnet sind, leidet die Übersicht.

Besonders bei Rollout-Schulungen treffen oft unterschiedliche Erfahrungsstände aufeinander. Einige Personen kennen bisherige SAP-Prozesse sehr gut, andere arbeiten erstmals mit bestimmten Anwendungen oder Rollen. Der Raum sollte deshalb sowohl konzentrierte Einzelarbeit als auch kurze Abstimmungen in kleinen Gruppen ermöglichen.

PC-Arbeitsplätze für praktische Übungen planen

Für eine reine Überblicksveranstaltung reichen gegebenenfalls eigene Notebooks und eine gute Präsentationsfläche. Sobald du mit Testmandanten, Rollenszenarien und Schritt-für-Schritt-Übungen arbeitest, empfehlen wir jedoch ein klar geplantes PC-Setup.

Entscheidend ist zunächst die Frage, ob die Teilnehmenden mit bereitgestellten Rechnern oder mit eigenen Geräten arbeiten. Beide Varianten können sinnvoll sein, stellen aber unterschiedliche Anforderungen.

Thema	Bereitgestellte PC-Arbeitsplätze	Eigene Notebooks
Einheitliche Umgebung	Einheitlich planbar	Abhängig von Betriebssystem, Browser und Einstellungen
Zugriffe	Vorab auf den Geräten prüfbar	Vor dem Termin mit allen Teilnehmenden abstimmen
Support im Training	Fehler lassen sich schneller eingrenzen	Mehr mögliche Ursachen bei Problemen
Datenschutz	Lokale Speicherung besser steuerbar	Regeln für Downloads und lokale Daten wichtig
Bildschirmgröße	Einheitlich definierbar	Unterschiedliche Displaygrößen möglich

Wenn du PC-Arbeitsplätze benötigst, klären wir vorab, wie viele Plätze gleichzeitig genutzt werden, welche Anwendungen laufen sollen und ob besondere technische Vorgaben bestehen. Auch bei eigenen Geräten lohnt sich eine frühzeitige Abstimmung. So kannst du Anforderungen an Browser, VPN, Mehrfaktor-Authentifizierung oder erforderliche Berechtigungen rechtzeitig an die Teilnehmenden kommunizieren.

Mehr Details zur Planung eines passenden Trainingsraums findest du auch in unserem Beitrag Schulungsraum mit PC-Arbeitsplätzen: worauf achten.

Displays und Präsentationsflächen richtig einsetzen

SAP-Oberflächen enthalten viele Informationen gleichzeitig: Navigation, Tabellen, Filter, Statusmeldungen und Eingabefelder. Deshalb sollten Teilnehmende ausreichend Bildschirmfläche zur Verfügung haben. Ein zusätzlicher Monitor kann vor allem bei komplexen Übungen hilfreich sein, etwa wenn parallel ein Prozessleitfaden, eine Schulungspräsentation und die SAP-Anwendung geöffnet sind.

Für die Trainerin oder den Trainer ist eine große, gut sichtbare Präsentationsfläche wichtig. Idealerweise kann der gezeigte Ablauf so dargestellt werden, dass alle Teilnehmenden die einzelnen Schritte erkennen. Dabei geht es nicht nur um Folien. Häufig ist es sinnvoll, direkt in der Trainingsumgebung vorzuführen, wie eine Buchung angelegt, ein Auftrag bearbeitet oder ein Report aufgerufen wird.

Plane außerdem, wie der Bildschirm des Trainers eingebunden wird:

• Kann die Präsentation zuverlässig vom Trainingsrechner oder eigenen Notebook übertragen werden?
• Ist die Auflösung passend zur Raumgröße und Sitzordnung?
• Wird ein zweiter Bildschirm für Moderationsnotizen oder die Teilnehmerliste benötigt?
• Soll die Trainerin oder der Trainer zwischen Präsentation, Live-Demo und Whiteboard wechseln?

Für interaktive Trainings sind Whiteboard, Flipchart und Pinnwand weiterhin sinnvoll. Offene Fragen, Prozessvarianten oder typische Fehler lassen sich dort sichtbar sammeln, ohne den Ablauf in SAP zu unterbrechen. Welche Moderationsmittel sich für dein Format eignen, erklären wir im Beitrag Moderationsmaterial: Flipchart, Whiteboard, Pinnwand.

Netzwerk, Testzugänge und Sicherheit vor dem Schulungstag prüfen

Die technische Vorbereitung sollte nicht erst beginnen, wenn die erste Gruppe im Raum sitzt. Besonders bei Schulungen mit extern gehosteten Trainingssystemen, VPN-Verbindungen oder mehreren Sicherheitsstufen ist ein Testlauf sinnvoll.

Kläre mit deinem IT-Team und gegebenenfalls mit dem Schulungsanbieter unter anderem diese Punkte:

• Welche URL, Plattform oder Remote-Verbindung benötigen die Teilnehmenden?
• Müssen bestimmte IP-Adressen, Domains oder Ports freigegeben werden?
• Wird ein VPN-Client benötigt und ist er auf allen Geräten eingerichtet?
• Funktioniert die Mehrfaktor-Authentifizierung für alle Teilnehmenden?
• Gibt es pro Person eigene Testzugänge oder werden Zugänge geteilt?
• Wie werden Passwörter, Tokens oder temporäre Zugangsdaten sicher verteilt?
• Gibt es einen technischen Ansprechpartner, falls der Testmandant nicht erreichbar ist?

Teste die Zugänge möglichst unter Bedingungen, die dem Schulungstag entsprechen. Das bedeutet: mit dem vorgesehenen Netzwerk, den vorgesehenen Geräten und einer realistischen Anzahl paralleler Anmeldungen. Ein funktionierender Einzeltest am Arbeitsplatz ersetzt keinen gemeinsamen Test mit mehreren Sessions.

Auch die Trennung von Schulungsnetz und internen Unternehmenssystemen kann relevant sein. Welche Lösung passt, hängt von deinen Sicherheitsvorgaben und der Art der verwendeten Daten ab. Verwende für Übungen nach Möglichkeit keine echten personenbezogenen Daten, Kundeninformationen oder vertraulichen Produktionsdaten. Hinweise zu organisatorischen und technischen Fragen findest du in unserem Beitrag Datenschutz in externen Schulungsräumen.

Raumgestaltung für Key-User, Endanwender und Rollout-Teams

Die passende Bestuhlung hängt vom Lernziel ab. Für konzentrierte Systemübungen sind Tischplätze mit guter Sicht auf die Präsentationsfläche und ausreichend Arbeitsfläche wichtig. Für Key-User-Trainings kann eine U-Form sinnvoll sein, wenn Diskussionen über Prozesse und Rollen einen großen Anteil haben. Bei größeren Endanwendergruppen eignen sich Reihen oder Tischreihen, sofern jeder Platz eine gute Sicht und nutzbare Stromversorgung bietet.

Für Gruppenarbeiten solltest du ausreichend Platz für kurze Abstimmungen einplanen. Häufig entstehen gerade nach einer Übung wertvolle Gespräche: Welche Prozessschritte ändern sich? Wo liegen Sonderfälle? Welche Fragen müssen an das Projektteam zurückgespielt werden?

Eine gute Raumplanung berücksichtigt deshalb:

• Tischfläche für Rechner, Unterlagen und Getränke
• Stromversorgung an den Arbeitsplätzen
• Sichtachsen zur Präsentationsfläche
• Bewegungsfläche für Trainerin, Trainer und Support
• Bereiche für kurze Gruppenabstimmungen
• Rückzugsmöglichkeiten für technische Klärungen außerhalb der Gruppe

Wie viel Fläche du pro Person einplanen solltest, hängt von Bestuhlung, Geräten und Arbeitsweise ab. Orientierung bietet unser Beitrag Wie viel Platz pro Person? Raumgrößen richtig planen.

Konzentration über den gesamten Schulungstag sichern

SAP-Schulungen sind anstrengend, weil Teilnehmende neue Abläufe verstehen und gleichzeitig selbst anwenden sollen. Raumklima, Licht, Akustik und Verpflegung haben daher direkten Einfluss auf die Aufmerksamkeit.

Ein angenehm temperierter Raum mit guter Luft unterstützt die Konzentration bei längeren Übungsphasen. Auch eine störungsarme Akustik ist wichtig, damit Fragen aus dem Plenum verständlich bleiben und Gespräche in kleinen Gruppen nicht den gesamten Raum überlagern. Mehr dazu liest du in unserem Beitrag Raumklima im Seminarraum: Luft, Temperatur, Konzentration.

Plane Pausen fest ein. Gerade nach intensiven Prozessübungen hilft eine kurze Unterbrechung, um Fragen zu sortieren und den nächsten Abschnitt vorbereitet zu starten. Auf Wunsch organisieren wir an unserem Münchner Standort passendes Catering für deinen Schulungstag, von Getränken und Snacks bis zur Verpflegung in längeren Pausen.

Mit einer klaren Anfrage schneller zum passenden Raum

Je genauer du deine Anforderungen bei der Anfrage beschreibst, desto zielgerichteter können wir passende Optionen prüfen. Nenne uns idealerweise Termin, Teilnehmerzahl, Dauer, gewünschten Standort und die benötigte Technik. Wichtig sind außerdem Angaben zu PC-Arbeitsplätzen, eigenen Geräten, Netzwerkzugängen, Displays, Präsentationsflächen und Catering.

Für München kannst du unsere Räume direkt anfragen. Wenn dein SAP S/4HANA-Rollout mehrere Städte umfasst, unterstützen wir dich über unser Standort-Netzwerk in der gesamten DACH-Region. So erhältst du einen professionellen Rahmen für Schulungen, in denen dein Team nicht nur zuhört, sondern die neuen Prozesse sicher praktisch einübt.