Nachhaltige Tagungen: grüne Räume und Anreise

Nachhaltige Tagungen entstehen nicht durch ein einzelnes Bio-Catering oder Recyclingpapier. Entscheidend ist die gesamte Planung: Wo findet die Veranstaltung statt, wie reisen die Teilnehmenden an, was wird gegessen, welche Materialien werden wirklich gebraucht und woran lässt sich die ökologische Qualität des Angebots erkennen? Wenn du diese Punkte früh festlegst, reduzierst du Emissionen, Abfall und unnötige Kosten zugleich.

Den Veranstaltungsort nach der Anreise auswählen

Bei einer Tagung verursacht die An- und Abreise häufig den größten Anteil der Emissionen. Deshalb sollte die Erreichbarkeit ein zentrales Auswahlkriterium sein, nicht nur ein praktischer Zusatz. Ein Raum am Stadtrand mit kostenlosen Parkplätzen kann für einzelne Autofahrende bequem sein. Für eine Gruppe aus mehreren Regionen ist ein Standort nahe eines Bahnhofs jedoch meist die bessere Wahl.

Prüfe bereits bei der Raumsuche diese Fragen:

• Ist der Veranstaltungsort vom Hauptbahnhof oder einem Fernverkehrshalt in kurzer Zeit erreichbar?
• Gibt es eine direkte Anbindung mit Bus, Tram oder S-Bahn?
• Können Teilnehmende den Weg gut zu Fuß zurücklegen?
• Sind sichere Fahrradstellplätze vorhanden?
• Gibt es Lademöglichkeiten für E-Bikes oder Elektroautos?
• Ist eine Übernachtung in der Nähe möglich, damit zusätzliche Fahrten entfallen?
• Gibt es einen barrierearmen Zugang vom öffentlichen Verkehr zum Gebäude?

Wir empfehlen, die Anreiseinformationen nicht erst kurz vor dem Termin zu verschicken. Nenne in der Einladung die nächstgelegene Haltestelle, die Fußwegdauer, sinnvolle Bahnverbindungen und Hinweise für Radfahrende. Wenn viele Personen aus derselben Stadt oder Region kommen, kannst du zusätzlich zur Bildung von Fahrgemeinschaften aufrufen. Das ersetzt keine gute ÖPNV-Anbindung, kann aber verbleibende Autofahrten sinnvoll bündeln.

Passende Schulungs- und Seminarräume mit Informationen zu Lage, Ausstattung und Erreichbarkeit findest du auf raum-vermietung.de.

Anreise verbindlich und realistisch steuern

Eine freundliche Bitte, klimafreundlich anzureisen, reicht oft nicht aus. Wirksamer wird sie, wenn du die Entscheidung einfacher machst als die Autofahrt. Dazu gehören konkrete Hinweise statt allgemeiner Formulierungen wie „Bitte reist nachhaltig an“.

Gute Anreisekommunikation enthält:

1. Die genaue Adresse mit Link zur ÖPNV-Verbindung.
2. Den nächstgelegenen Bahnhof und die reale Transferzeit.
3. Angaben zu Fahrradstellplätzen und Duschmöglichkeiten, falls vorhanden.
4. Einen Hinweis auf Fahrgemeinschaften bei schlechter ÖPNV-Verbindung.
5. Die Information, ob Parkplätze begrenzt oder kostenpflichtig sind.
6. Eine Kontaktmöglichkeit für Menschen mit Mobilitätseinschränkungen.

Bei mehrtägigen Tagungen lohnt es sich, Anfangs- und Endzeiten an den Bahnverkehr anzupassen. Ein Beginn um 9:00 Uhr kann für Teilnehmende mit längerer Anreise eine zusätzliche Übernachtung oder eine Autofahrt auslösen. Startet das Programm etwas später, wird die Bahnanreise häufig attraktiver. Auch ein Ende am frühen Nachmittag kann verhindern, dass Personen wegen ungünstiger Verbindungen eine weitere Nacht bleiben müssen.

Wenn du Emissionen dokumentieren möchtest, frage bei der Anmeldung freiwillig nach dem voraussichtlichen Verkehrsmittel. Die Daten helfen dir, die Wirkung deiner Maßnahmen einzuordnen. Wichtig ist Transparenz: Erhebe nur Informationen, die du tatsächlich nutzt, und erkläre kurz den Zweck der Abfrage.

Verpflegung saisonal, planbar und abfallarm gestalten

Beim Catering geht es nicht darum, jede Mahlzeit moralisch aufzuladen. Es geht um eine Auswahl, die ressourcenschonend, sattmachend und für möglichst viele Menschen geeignet ist. Pflanzliche Gerichte haben in der Regel eine bessere Klimabilanz als fleischlastige Menüs. Deshalb sollte vegetarische oder vegane Verpflegung der Standard sein, nicht die Ausnahme.

Für die Planung sind diese Grundsätze praxistauglich:

Bereich	Sinnvolle Entscheidung
Mittagessen	Vegetarisches oder veganes Hauptgericht als Standard
Fleisch und Fisch	Nur auf ausdrücklichen Wunsch, mit klarer Herkunftsangabe
Getränke	Leitungswasser oder regional abgefülltes Wasser in Mehrweggebinden
Kaffee und Tee	Bio-Qualität und glaubwürdige Sozialstandards
Obst und Snacks	Saisonal, möglichst regional, unverpackt oder in Großgebinden
Geschirr	Mehrweg statt Einwegbecher, Einwegbesteck und Portionsverpackungen
Mengen	Verbindliche Anmeldefrist und Nachmeldungen dokumentieren

Sprich mit dem Catering frühzeitig über Portionsgrößen. Häufig entstehen Lebensmittelabfälle, weil pauschal zu großzügig kalkuliert wird oder weil sich Teilnehmendenzahlen kurzfristig ändern. Eine verlässliche Rückmeldefrist ist daher eine konkrete Nachhaltigkeitsmaßnahme. Plane außerdem Allergien, Unverträglichkeiten und religiöse Anforderungen direkt in der Anmeldung ab. So vermeidest du Sonderportionen, die am Ende ungenutzt bleiben.

Übrig gebliebene Speisen sollten nicht automatisch entsorgt werden. Kläre mit dem Caterer, ob sichere Mitnahmeboxen, eine Abgabe an soziale Einrichtungen oder interne Weitergabe möglich sind. Dabei gelten Hygienevorgaben, deshalb braucht es eine vorherige Absprache statt einer spontanen Lösung am Veranstaltungstag.

Materialien konsequent reduzieren

Viele Tagungen produzieren Abfall, der sich leicht vermeiden lässt: gedruckte Agenden, Teilnehmermappen, Werbeflyer, Namensschilder aus Kunststoff, Einwegblöcke und Kugelschreiber. Nicht jedes Papierprodukt ist grundsätzlich falsch. Entscheidend ist, ob es einen echten Nutzen erfüllt und später weiterverwendet wird.

Stelle dir bei jedem Material drei Fragen: Wird es vor Ort wirklich benötigt? Kann es digital bereitgestellt werden? Lässt es sich mehrfach verwenden?

Für eine materialarme Veranstaltung eignen sich beispielsweise:

• digitale Agenda und Unterlagen als barrierearm aufbereitete PDF-Datei,
• QR-Codes nur zusätzlich, nicht als einzige Informationsquelle,
• wiederverwendbare Namensschilder mit Einlegekarten aus Recyclingpapier,
• Moderationsmaterialien aus langlebigen Beständen,
• beschreibbare Wegweiser und Raumschilder,
• Mehrwegflaschen oder Wasserspender statt Einzelflaschen,
• Sammelstellen für Papier, Verpackungen und Pfand an gut sichtbaren Orten.

Digital bedeutet nicht automatisch nachhaltig oder zugänglich. Große Dateien, unübersichtliche Plattformen und kurzfristig verschickte Links erschweren die Nutzung. Versende wichtige Unterlagen rechtzeitig, in gut lesbarer Struktur und möglichst ohne Zugangshürden. Für Personen, die gedruckte Unterlagen benötigen, kannst du auf Anfrage gezielt Exemplare bereitstellen. Das ist ressourcenschonender als ein vollständiger Ausdruck für alle.

Zertifikate richtig einordnen

Zertifikate können bei der Auswahl von Veranstaltungsorten, Hotels und Caterern Orientierung geben. Sie ersetzen aber nicht den Blick auf die konkreten Leistungen. Ein Siegel ist dann nützlich, wenn sein Kriterienkatalog nachvollziehbar ist, regelmäßig geprüft wird und sich auf den tatsächlich gebuchten Bereich bezieht.

Bei Locations und Beherbergungsbetrieben begegnen dir unter anderem Umweltzeichen wie „Green Key“, „GreenSign“, „EMAS“ oder das EU Ecolabel. Für Lebensmittel sind Bio-Zertifizierungen relevant, etwa das EU-Bio-Logo. Bei Kaffee, Tee oder Schokolade können anerkannte Sozial- und Nachhaltigkeitsstandards zusätzliche Hinweise liefern. Wichtig ist: Prüfe, was genau zertifiziert wurde. Ein Hotel kann beispielsweise ein Umweltmanagement nachweisen, ohne dass jedes Catering-Angebot automatisch regional oder vegetarisch ist.

Bitte Anbieter um konkrete Angaben zu diesen Punkten:

• Energieversorgung und Energieeffizienz im Gebäude,
• Abfalltrennung und Mehrwegkonzept,
• Reinigungsmittel und Wassermanagement,
• regionale und saisonale Lebensmittel,
• Anteil vegetarischer und veganer Speisen,
• Herkunft von Kaffee, Tee und Getränken,
• Zertifikatsname, Gültigkeit und Prüfstelle.

Sei vorsichtig bei allgemeinen Aussagen wie „klimaneutral“, „umweltfreundlich“ oder „grün“, wenn keine Kriterien genannt werden. Besonders Kompensationsangebote sollten nicht die Vermeidung von Emissionen ersetzen. Erst Anreise, Energie, Verpflegung und Materialien verbessern, danach verbleibende Emissionen transparent bilanzieren und gegebenenfalls kompensieren: Diese Reihenfolge ist glaubwürdiger.

Wirkung messen und für die nächste Tagung nutzen

Nachhaltige Tagungen werden besser, wenn du aus jeder Durchführung lernst. Halte nach der Veranstaltung fest, wie viele Personen mit Bahn, ÖPNV, Fahrrad, Auto oder Flugzeug angereist sind, wie viel Catering übrig blieb und welche Materialien tatsächlich verwendet wurden. Du brauchst dafür keine perfekte Ökobilanz. Schon einfache Kennzahlen zeigen, wo die größten Hebel liegen.

Bewerte außerdem die Rückmeldungen der Teilnehmenden: War die Anreisebeschreibung verständlich? Wurde das pflanzliche Angebot akzeptiert? Haben digitale Unterlagen funktioniert? Gab es unnötige Ausdrucke oder Verpackungen? Aus diesen Antworten entstehen konkrete Standards für die nächste Planung.

So wird Nachhaltigkeit vom einzelnen Anspruch zur verlässlichen Routine. Und genau das macht Tagungen langfristig glaubwürdig: nachvollziehbare Entscheidungen, klare Kommunikation und Maßnahmen, die im Veranstaltungsalltag wirklich funktionieren.